档案的立卷归档工作是档案管理的重要基础工作，为保证我校档案文件材料收集齐全完整，准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，特制定本规范。

一、 归档材料的形成

（一）学校严格实行部门立卷归档制度，全校性、综合性的文件由党政办公室负责归档，其余按各职能部门分工负责相应门类的立卷归档。按照“四同步”要求，即：在布置、总结、检查、验收各项工作的同时，布置、总结、检查、验收归档材料的整理工作。

（二）各职能部门参照学校归档范围和保管期限表（参见档案馆网站业务指导栏），将上一年度应归档的文件材料按照立卷的方法和要求进行分类排列。凡属应归档的文件材料必须按规定及时移交学校档案馆，任何部门和个人不得以任何理由将公务活动形成的档案材料据为己有。

（三）各职能部门的兼职档案员应在平时依据本部门文件材料形成的规律和特点，结合归档范围的要求，将应归档的文件材料纸质目录和电子目录同时收集整理，并将电子目录录入档案管理系统，并将对应的电子文件逐条上传，为立卷归档奠定基础。

二 、归档要求

（一）各门类档案总的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使案卷便于保管与利用。

（二）归档文件材料应准确反映我校教学、科研和管理活动的内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

（三）管理内容的档案按时间顺序或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要修改稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（四）不同年度的文件材料一般不得一起立卷，但跨年度的请示、报告与批复应放在批复年度立卷；跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷；会议文件放在开幕年度立卷；非诉讼案件放在结案年度立卷。

（五）根据不同的文件价值，划分保管期限。依据《郑州师范学院关于印发文件材料归档范围和保管期限表规定的通知》（郑师院行[2011]122号）的要求，上级机关发的与本单位有直接关系的，需要本部门贯彻执行的划分为永久或长期。本单位制发的文件，重要的划为永久，不重要的划为短期。上级机关的普发性文件划为短期。

（六）原则上每卷不超过200页。当问题比较单一，文件材料比较少，又不便于一起归类时，可立薄卷。

（七）页号、卷号，编写有序。卷内文件材料按顺序排好后，用铅笔依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号，不装订的归档文件材料，应在每份文件材料的右上方加盖档号章。

（八）归档文件目录、卷内目录，字迹工整。卷内文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名的应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者，年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容，归档文件目录、卷内目录放在卷首。

（九）卷内文件材料情况说明应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。检查人应是立卷部门的档案工作主管负责人。

（十）每件文件在左上角简单装订，避免用胶水或糨糊粘贴文件；字迹模糊的应复制并与原件放在一起，不是中文的文件材料应有翻译件附后。

（十一）对规格大于A4型纸的报表、图样等文件材料，按照A4纸的尺寸加以折叠，注意尽量减少折叠次数，同时，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。

（十二）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容及摄像者。照片的底片和样片应分别归档并要加以说明。

（十三）归档的文件材料应质地优良，使用规范的书写材料，手稿字迹工整，书写用黑色碳素墨水。签字手续完备，符合规范和标准要求。

三、立卷归档的具体方法

归档文件以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件，其它情况在遵循便于整理和利用的原则下，视文件材料的实际情况灵活处理。

（一）文件正本与定稿一般应作为一件。如定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等），可将正本与历次稿本各作为一件。

（二）正文与附件一般为一件，如果附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件。

（三）正文与文件处理单（包括拟办单、发文稿纸、签批条等）、底稿作为一件。

（四）原件与复制件作为一件。

（五）转发文与被转发文作为一件。

（六）装订成册的报表、名册、图册等，按照其本来的装订方式，一册(本)一件；未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组合起来作为一件。请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件，可作为一件。

（七）学校会议记录，包括党委（扩大）会、书记办公会、民主生活会、校长办公会等，以每次会议为一件，以会议记录本形式记录的保持原有的文件排列顺序，装订在一起，但在每次会议记录的首页标识归档章。

（八）仪器设备的随箱材料以其自然形态分别确定件。

（九）科研档案中，课题研究项目文件材料按其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，视课题不同阶段材料的具体情况确定件。如：研究成果鉴定与研究成果报奖材料，可将鉴定材料、成果报奖材料、技术文件名为一件或多件。课题研究成果报奖材料原则上将成果申报书、成果推荐书及附件作为一件，如果课题成果附件数量较多或者太厚不易装订，也可分别计件。研究论文汇编、技术资料等独立成册的，以其自然状态视作一件。

（十）基建类档案中，同一基建项目不同类别的图纸分别作为一件。

（十一）外事档案的出入境材料，可按人（团体）为单位组成件，即同一人（团体）的同一次出（入）境的请示、批复、来往函件作为一件。

（十二） 财会档案中，一本会计凭证、账册各为一件，一个会计核算单位的一份报表作为一件。

（十三）专题性、成套性档案（教学、科研、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。如教学类可按年度、专业、班级组卷；科研类材料按项目立卷；工程类材料按单项工程，从开工到竣工验收组卷；设备类按单项设备组卷；重大活动材料按活动的计划、实施方案、总结等材料组卷。

四、立卷程序

（一） 初步立卷

各部门要按照立卷要求，将需要归档的文件材料按年度、分问题初步整理立卷，并将文件目录录入档案管理系统中（也可以在平时工作中将应归档的文件目录随时录入系统）。

（二）目录审核

各部门将当年应归档的案卷材料目录全部录入系统以后，通知档案馆工作人员对录入的目录进行审核，并根据档案管理系统中审核后的案卷、文件排列顺序整理纸质文件，并上传与文件目录对应的电子文件。

（三）文件整理移交

以件为单位编写页码，空白页不计数。具体方法是：一张纸两面都有文字的，正面编在右下角；背面编在左下角；文件正文编有页号的，只续编底稿页号。单份文件作为一件时，若文件本来就有页码，则不另编页码。来往文书、正文与定稿作为一件时，应将构成该件的各文件页数的总和作为该件的页数。从档案管理系统中打印文件目录、备考表（样表参见档案馆网站），将纸质档案与对应的电子文件一起在规定时间内移交档案馆。

五、归档的时间和移交手续

（一）学校党群、行政、教学、科研、后勤服务等部门，应在次年六月底前将上一年度形成的文件材料归档。

（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在本年寒假前归档。各院（系）毕业生成绩总表和毕业照片（分班级），应在毕业生离校后两个月内归档。

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档；全校性重大活动，应在完成后的三个月内归档。财会档案应在财务部门存放二年后移交档案馆。教职工死亡档案应在人事档案室存放二十年后销毁。

（四）移交和接收档案必须严格履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、数量、移交时间。移交时需备有：档案实体、电子版、移交目录（一式两份），交接双方履行清点手续，签名盖章，办理交接。