校内各单位：

新型冠状病毒感染的肺炎疫情（以下简称新冠疫情或疫情）发生以来，我校认真贯彻落实党中央、省委和上级部门关于做好疫情防控工作的重要指示精神，对学校开展疫情防控工作做出了周密的安排部署。根据中共河南省委办公厅印发的《河南省重大活动档案管理办法》、郑州市教育局《关于移交新冠肺炎疫情防控专题档案资料的通知》及我校《重大活动档案管理办法》，学校档案馆拟建立“2020新冠肺炎疫情防控工作专题档案”，自即日起面向全校征集疫情防控工作相关档案资料，做到应收尽收、应归尽归。现将有关具体要求通知如下：

一、征集范围

凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和利用价值的各类载体的记录（包括纸质文字材料、图片、声像、电子文件和实物等），都应当纳入收集归档范围。具体包括：

1.文件类：包括上级部门下发的有关新冠肺炎疫情防控工作的文件、通知等；学校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相关文件、通知、要求等；学校领导在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和讲话材料；校内各部门成立新冠肺炎疫情处置工作领导机构、建立协调机制相关文件材料等。校内新冠肺炎疫情处置工作领导机构召开的各类重要会议的通知、方案、议程、决议、纪要、录音、录像、照片等。

2.反映部门抗击疫情的档案资料，特别是战斗在抗“疫”一线的工作人员和志愿者的照片、视频、工作日记，媒体宣传材料和信函（家书）、证卡、袖标、印章等实物材料。

3.反映本单位解读新冠肺炎疫情防控知识的科普资料，包括手册、标语、挂图、宣传片、视频等。

4.部门捐款捐物、助力抗击疫情的档案资料，包括信函、捐赠证书、照片和媒体宣传资料。

5.本部门以防疫抗疫为主题创作的诗歌、散文等文学作品，书法、绘画、摄影、音乐、朗诵等艺术作品，微博、微信公众号的疫情防控主题推送（截屏）。

6.其他能够反映新冠肺炎防控工作，具有保存价值或特殊意义的文字、图片、音视频等档案资料。

二、移交要求

1.各单位兼职档案员切实履行职责，认真负责本部门疫情防控期间形成的档案材料的收集整理和移交归档工作。

2.要强化档案意识，各部门从源头上加强档案收集工作，努力做到应收尽收、应归尽归，确保疫情防控档案材料完整，待疫情结束后及时归档。

3.报送材料要规范、完整。文字材料要内容真实，积极健康；图片资料要提供像素较高的原图；音视频资料应主题鲜明，内容完整，画面清晰流畅；实物档案要求提供原件，移交前做好消毒工作。所提供的各类档案材料请附简要内容说明，包括时间、地点、人物、事由等情况介绍，并注明作者姓名、单位及联系方式。

各单位请于疫情防控工作（或阶段性工作）结束后一个月内，将本单位形成的符合上述征集范围的疫情防控工作文字材料、图片、音视频、实物等整理好，移送至综合楼806房间，联系电话：65502009；联系人：李老师、范老师，电子版可打包发送至邮箱：dag@zznu.edu.cn。

档  案  馆

2020年4月15日