立卷归档工作是档案管理的重要基础工作,为保证文件材料收集齐全,准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,制定本制度。

一、学校各类档案严格实行部门立卷制度，全校性、综合性的文件由档案馆负责立卷归档,其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

二、凡属应归档的文件材料必须按规定及时移交档案馆，任何部门和个人不得以任何理由将公务活动形成的档案材料据为己有。

三、学校档案归档范围按《高等学校档案管理办法》规定的十一大类文件材料及反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料；国内外与学校有关的各种活动具有保存价值的其它材料；建国前学校的各类档案；并入学校的单位的档案；上级决定由本馆保管的撤销单位的档案。

四、归档的文件材料应质地优良,手稿字迹工整,使用规范的书写材料,图象清晰(配有文字),签字手续完备,符合规范和标准要求。

五、党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档；教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档；科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后两个月归档；当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交档案馆管理。

六、接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要签名。