档案查(借)阅及利用工作是档案管理工作的主要形式之一。为充分发挥档案作用,既方便档案利用又确保档案的安全完整,特制订本制度。

一、查(借)阅档案,须办理查(借)阅手续。档案原则上不能外借，特殊情况需办理审批手续,并严格限制借出时间。

二、学校内部各部门查(借)阅本部门档案,可直接到学校档案馆办理查(借)阅手续。跨部门查(借)阅重要档案材料,需经原档案材料形成单位同意，方可办理查(借)阅手续。

三、查(借)阅学校党委、行政、科研等部门的机密档案时，须经有关部门负责人同意,报档案馆长批准后,方可查(借)阅档案。

四、校外单位查阅档案时,需持所在单位介绍信，个人查阅档案时,需持本人有效证件。如需要利用的档案属控制使用的,须经学校分管领导或档案馆长及有关部门负责人批准。

五、摘抄、复制非开放档案者,需办理审批手续。利用的单位和个人未经有关部门或档案馆同意,不得擅自公布档案内容。

六、查(借)阅者应对档案的保密、安全和完整负责，不得转借、涂改、圈划、增删、抽页、剪裁、拆卷等,如有违犯,按《档案法》有关规定,根据其情节轻重，依法处理。

七、凡向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先权,并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见，档案馆将维护他们的合法利益。