（郑师院行〔2012〕204号）

第一章 总 则

第一条  为加强我校的档案工作，更有效地保护和利用档案，充分发挥档案在各项工作中的作用，进一步提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等有关法律法规的要求，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  加强学校档案工作是提高学校管理水平，为教学、科研服务的重要条件，是反映和维护学校历史真实面貌的重要事业，是办好学校的重要基础工作之一。学校要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围。档案工作要做到与各项工作“四同步”，即布置、检查、验收、总结各项工作时，要同时布置、检查、验收、总结档案工作，保持档案工作与学校各方面工作的协调发展。对档案工作，学校在人员、经费、库房、设备等方面要给予保证。

第四条  学校实行集中管理各类档案的原则，确保学校档案的完整、准确、系统与安全，便于开放利用。      

第二章  管理体制及其机构职责

第五条  学校成立以校长为主任委员的档案工作委员会，负责指导、决定、咨询、审议学校档案工作的重大问题。档案工作在校长的统一领导下，由主管副校长和档案馆负责日常工作。各部门应明确一名负责人分管本部门的档案工作，并根据实际情况，配备一至两名兼职档案员（在一定时期内应相对稳定），负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第六条  主管副校长的工作职责

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规，审批学校有关档案工作的规章制度，并结合学校实际，提出指导性意见；

（二）主持全校性档案工作会议，与校长共同决定档案馆发展中的重大问题和奖惩事项，协调保证档案工作所需经费的落实；

（三）将档案信息化建设纳入学校信息化建设的总体规划中，为实现档案管理信息化、数字化创造必要条件；

（四）动员和检查督促学校中层机构重视支持档案工作，带领档案馆全体人员监督检查“ 三纳入”、“四同步”制度的落实；

（五）注重档案队伍建设，创造条件支持档案管理人员参加各类有关会议、业务培训和学术交流活动。

（六）负责协调需要销毁档案的审批工作。

第七条  学校档案馆既是学校档案工作的业务管理部门，又是永久保存学校档案并提供利用的档案文献信息中心，业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。

第八条  档案馆的工作职责

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二)拟订学校档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(六)开展档案的开放和利用工作，为我校各项工作服务；

(七)开展学校档案工作人员的业务培训；

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

(九)开展档案学术研究和交流活动；

(十) 完成上级部门和学校领导交办的其他任务。

第九条  学校各部门档案工作负责人必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的路线、方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案业务知识和相关科学文化知识，具有一定的现代化管理知识和技能。

第十条  各部门档案负责人工作职责

（一）领导督促本部门教职员工执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的整体工作、议事日程和有关人员的职责范围；
    （二）为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件，切实帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难；
    （三）检查本部门档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档；
    （四）负责本部门档案材料的安全和保密工作。

第十一条  专（兼）职档案员工作职责

（一）积极主动向本部门的领导和有关同志宣传档案工作法规、制度及有关规定；   

（二）坚持平时立卷，参照本单位归档范围及保管期限表，合理分类存放，便于利用和立卷归档；

（三）负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷、归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；

（四）归档的案卷及文件材料做到组卷合理，分类清楚，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要，案卷整齐规范；

（五）主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆移交归档材料；

（六）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平，保证归档案卷质量；

（七）负责文件材料的安全和保密工作。

第三章  档案管理

第十二条  各部门及其个人在教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种形式载体的文件材料，必须按照规定归档移交。任何部门和个人不得以任何借口长期滞留或据为己有。对于非职务活动中形成的重要档案材料，档案部门可采取征集、代管等形式收集保管。

第十三条  学校建立和完善归档制度，做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十四条  学校实行部门归档制度。各类文件材料由形成部门按档案立卷门类，依据文件材料的自然形成规律整理组卷，编排页号和件号，打印卷内文件目录，并连同电子文件，在规定期限内向档案馆移交。档案馆应加强立卷指导工作。

第十五条  档案馆要做好档案的鉴定工作。对保管期限已满、失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报主管校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十六条  档案馆要认真执行档案统计年报制度，按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十七条  各部门要把反映本部门职能活动的具有长远和重要查考价值的文件材料作为本部门立卷归档的重点，归档文件范围以我校各部门产生的文件材料为主。

我校文件材料归档范围包括：党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类、学生类及反映学校工作和活动的有保存价值的声像类、实物类材料等。

第十八条  归档时间

（一）各职能部门档案应当在次学年6月底前归档。

（二）各教学科研单位档案应当在次学年寒假前归档。

（三） 科研、基建、设备等部门应在项目完成，鉴定验收后两个月内完成立卷归档工作。

（四）当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交档案馆管理。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案馆同意。

第十九条  各部门向档案馆移交档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，交接双方要签名盖章，各保存一份。

第二十条  档案分类编号要统一规范，档号编制要便于手工检索和计算机管理。

第五章  档案的利用与公布

第二十一条  档案馆要严格执行国家、学校保密制度。在确保档案安全和国家机密前提下，学校档案馆按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不得对外公布:

（一）涉及国家秘密；

（二）涉及专利或者技术秘密；

（三）涉及个人隐私；

（四）档案形成单位规定限制利用。

第二十二条  凡持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案目的和范围并履行相关手续后，均可利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。干部人事档案的利用，根据干部人事档案的有关规定执行。

第二十三条  涉及未公开的档案内容，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请校长审批。需要利用的档案涉及重大问题或者国家机密，应当经学校保密部门批准。

第二十四条  档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件，如有特殊需要，应经馆长批准。

第二十五条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复印件，与原件具有同等效力。

第二十六条  档案馆要为学校和社会利用档案创造便利条件。用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。学校各部门和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿和优先提供。

第二十七条  寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。

第六章  奖励与处罚

第二十八条  有下列事迹之一的单位和个人，学校可以给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案部门的；

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十九条  有下列行为之一的，档案馆责令限期改正，或者报请学校处理；情节严重的，由学校报请地方档案行政管理部门对直接责任人给予处罚；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）损毁、丢失档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

（六）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（七）玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。

第七章  附 则

第三十条  学校及各部门可以根据本管理办法制定部门档案规章制度和各门类档案归档规范及要求。

第三十一条  本办法自公布之日起施行。

2012年11月2日